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jeudi 23 novembre 2017

Pourquoi être équipé d’un logiciel de gestion hôtelière de nos jours ?

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Nous savons tous, que la technologie, le numérique, internet sont omniprésents dans notre quotidien. En tant qu’hôtelier, pouvoir être doté de solutions digitales hôtelières et d’aide à la décision vous permet de vous recentrer sur votre cœur de métier, la relation client.

Mais alors, si nous partons de ce postulat, nous pouvons nous demander ce qu’est un logiciel de gestion hôtelière, à quoi il sert puis comprendre ensemble en quoi est-ce un outil primordial pour votre hôtel.

Commençons tout d’abord à mettre des mots sur ce qu’on appelle un PMS !

Un PMS (property management system) aussi appelé logiciel de gestion hôtelière est une solution hôtelière vous permettant de gérer de façon totale votre établissement avec simplicité et souplesse. Par la suite, vous pourrez augmenter vos revenus car il vous aidera à optimiser le temps dédié aux démarches quotidiennes, pour améliorer la prise en charge et la satisfaction de votre clientèle.

Maintenant que vous avez une idée plus claire de ce qu’est un logiciel hôtelier, il est important pour vous d’identifier les raisons pour lesquelles vous pourriez vous équiper d’un logiciel tel que celui-ci. Pour accompagner nos propos, vous trouverez ci-après ce que vous apporter un PMS (Property management system) :

1/ Le PMS, solution incontournable pour la gestion des activités quotidiennes de votre hôtel

Véritable outil stratégique de votre hôtel, votre logiciel de gestion hôtelière est l’outil principal et unique qui vous aidera dans la gestion interne de votre établissement : vous bénéficierez d’une multitude d’informations, visibles à un seul endroit. Ainsi vous aurez une vision globale de votre activité et de vos actions internes.

Vous et vos équipes gagnerez en efficacité pour atteindre vos objectifs, vous optimiserez votre temps et ceux de vos collaborateurs et ainsi vous serez plus autonomes et rapides.

De plus, avant de choisir et de partir à la conquête de votre futur PMS, identifiez vos besoins et vos attentes : pour cela n’hésitez pas à vous poser avec une feuille et crayon pour « brainstormer ».

Pour vous aider, voici quelques éléments à prendre en compte :

  1. Choisissez avant tout un logiciel ayant les fonctionnalités primordiales pour une bonne gestion
  2. Faites en sorte qu’il soit simple d’utilisation, ergonomique, paramétrable à souhait
  3. Il est important que votre logiciel s’adapte à tous les types d’établissements.
  4. Le service client et la relation avec votre éditeur est aussi un élément à prendre en compte
  5. N’hésitez pas à étudier les offres qui vous sont proposées

2/ Votre logiciel de gestion hôtelière facilite et optimise l’ensemble de votre organisation.

Votre PMS vous permet de gérer de manière simple et agile votre opérationnel hôtelier. Vous pourrez grâce à lui rendre automatique certaines tâches du quotidien :

  • Gestion du planning
  • Gestion des réservations
  • Gestion de rapports comptables et d’analyses
  • Gestion de la facturation
  • Gestion des stocks de chambres
  • Gestion de la main courante et de la clôture

De plus, d’autres fonctionnalités et outils pourront vous être proposés par votre éditeur. Ils seront complémentaires à votre PMS. Il est réellement important que vous puissiez avoir une vision globale et concrète de ce que le logiciel hôtelier peut vous apporter et ainsi vous serez à même de choisir un outil qui répond à vos attentes.

L’autre avantage d’avoir un PMS, c’est la capacité d’interfaçages multiples avec des partenaires (si bien-sûr celui-ci en propose) : vous aurez ainsi la possibilité d’interconnecter votre logiciel avec d’autres outils, très utiles à votre hôtel : les Channel manager, les questionnaires d’e-satisfaction, les outils de yield management, la comptabilité, la téléphonie etc…

Pour conclure un logiciel de gestion hôtelière facilite et optimise l’ensemble de votre gestion car il vous permet de gérer tout le processus client.

3/ Vous bénéficiez d’une multitude d’éditions et de rapports

En étant équipé d’un logiciel hôtelier, vous bénéficiez d’importants rapports d’analyses vous permettant d’étudier votre activité, d’analyser votre chiffre d’affaires ou encore d’apporter des actions correctrices en cas de besoin. Vous serez plus à même de perfectionner votre stratégie et faire progresser votre taux d’occupation, vos revenus et vos investissements.

Les rapports d’analyse peuvent être différents d’un éditeur à l’autre mais voici ceux qui sont les plus communs à tous :

  • Analyse des ventes
  • Analyse d’occupation
  • Les factures en cours
  • Les réservations prises, modifiées ou supprimées
  • L’état d’occupation, l’état des chambres, etc…

4/ Vous améliorez la relation client.

Il est certain qu’en étant équipé d’un PMS, vous améliorez votre relation client. Voici les éléments de votre PMS qui vous permet d’entretenir le lien avec votre client :

Tout d’abord grâce à votre kardex client : Avoir un kardex client soigné et bien à jour vous permettra d’avoir toutes les informations nécessaires sur votre client. Vous connaitrez la plupart de ses besoins et attentes et vous pourrez lui apporter les meilleures réponses. Vous serez alors au plus proche de votre client, il se sentira valorisé et unique.

Ensuite les modules de communication de votre logiciel : Mettre en place des actions de communication vous permettent de créer et maintenir le lien avec vos clients, les informer sur votre établissement, vos produits, vos promotions mais aussi de les rassurer en leur envoyant des mailings sur leur séjour, leur réservation etc... Pouvoir utiliser des modules de communication présents dans votre logiciel vous assurent d’entretenir le lien, de fidéliser votre clientèle et qu’il vous garde à l’esprit.

Les connectivités partenaires comme les Channel Manager et les questionnaires d’e-satisfaction : ces interfaces améliorent considérablement votre relation client puisque, l’un vous permet d’être visible sur le web et l’autre d’avoir tous les avis clients et de connaitre leur satisfaction. Une mine d’or pour répondre au plus proche aux attentes et besoins de votre clientèle.

Les produits connexes développés : d’autres produits peuvent-être développés par votre éditeur pour améliorer la relation client, sa satisfaction et donc l’expérience utilisateur. Vous serez alors gagnant et attirerez plus.

Le logiciel de gestion hôtelière (PMS) vous permet de gérer l’opérationnel hôtelier mais c’est bien plus que ça.

A propos de l’auteur
Chloé Bert
Responsable marketing chez Medialog

 
 
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