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mercredi 19 septembre 2018

Egencia publie son étude « Perspectives sur les politiques voyages 2011 en Europe »

 
 

Egencia publie son étude « Perspectives sur les politiques voyages 2011 en Europe »

La version 2011 de l’enquête complète les données collectées en 2010 et apporte les réponses des entreprises sur le suivi des frais facturés par les hôtels et, le cas échéant, quelle était la méthode adoptée pour contrôler et/ou négocier ces dépenses auprès des fournisseurs.

Politique Voyages : Définition et bénéfices

La « politique voyages » d’une entreprise est un ensemble de règles qui a pour objectif de permettre aux entreprises de contrôler les dépenses sans pour autant compromettre le confort du voyageur. Les politiques voyages peuvent être plus ou moins strictes, et ainsi, être adaptées à la quasi totalité des entreprises, des cultures et des besoins commerciaux.

La base de la gestion du voyage d’affaires est la consolidation des achats de voyages par le biais d’une ou de plusieurs agence(s) de voyages d’affaires référencées (TMC ou Travel Management Company). Sans cette consolidation, une entreprise n’est en mesure, ni de faire appliquer d’autres politiques destinées à réduire les dépenses, ni :

  • de négocier des réductions auprès de ses fournisseurs privilégiés ;
  • de contrôler les choix de réservation des voyageurs et les réorienter vers les choix les plus économiques ;
  • d’élaborer et communiquer des reporting sur les dépenses, sur les habitudes de leurs voyageurs et sur le respect de leur politique voyages ;
  • en cas de situation de crise, de localiser et de venir en aide aux voyageurs.

Le fait de retenir une ou plusieurs agences de voyages d’affaires représente de nombreux avantages :

  • la possibilité de guider les voyageurs vers les choix de réservation les plus pertinents à l’aide d’outils de pilotage ;
  • le suivi de l’application de la politique voyages et l’identification des réservations effectuées en dehors de cette politique ;
  • la possibilité de consolider toutes les informations relatives à un déplacement et de pouvoir localiser un collaborateur en cas d’urgence pour lui venir en aide ;
  • l’accès au reporting consolidé qui permet l’élaboration de stratégies de réduction des dépenses (par exemple, par la négociation de tarifs « société » auprès des fournisseurs).

Résultats de l’enquête

Typologie des entreprises interrogées


La répartition des travel managers interrogés (cf. image).

étude Egencia 2011 répartition des travels managers Répartition par pays :

  • France 34%
  • Allemagne 28%
  • Royaume-Uni 17%
  • Pays-Bas 7%
  • Finlande 3%
  • Suisse 3%
  • Norvège, Danemark, Suède, Finlande 5%
    Prise de décisions en matière de voyages fournisseurs
  • Le nombre d’entreprises dans lesquelles la question des voyages d’affaires est soumise au directeur financier et au comptable est ainsi passé de 15% en 2010 à 21% en 2011
  • Le nombre d’entreprises dans lesquelles le département Achats/Approvisionnement est consulté est passé de 29% à 36% au cours de la même période.
  • Le pourcentage d’entreprises dans lesquelles la question des voyages d’affaires est soumise au PDG et au Président est quant à lui passé de 16% à 10 % entre 2010 et 2011.
    Types d’entreprises interrogés


    étude Egencia 2011 types d'entreprises interrogées

Perception et application des politiques voyages

Règles obligatoires ou simples recommandations ? Tendance mitigée.


  • 50% « recommandation faite aux employés »
  • 47% où la politique voyages est un « ensemble de règles devant être obligatoirement respecté par leurs employés selon les termes de leur contrat » Seuls 2% des entreprises interrogées en 2011 ne disposent d’aucune politique voyages écrite, contre près de 10 % en 2010.

Taux d’application des politiques voyages : bon score pour l’aérien et le ferroviaire

Selon les Travel Managers, les politiques voyages sont plus largement respectées en ce qui concerne les voyages en avion (76%) et en train (73%), les réservations d’hôtels et de voitures de location étant quant à elles plus souvent effectuées en dehors des politiques voyages (respectivement 62% et 66%). Les voyageurs d’affaires préfèrent souvent effectuer leurs réservations directement auprès des hôtels et des loueurs de voitures afin d’avoir le choix et de demander, par exemple, un type de chambre ou une marque de voitures spécifique. Le taux de conformité est supérieur dans les entreprises aux plus gros budgets voyages.

Conséquences du non-respect des politiques voyages : le non-remboursement progresse

étude Egencia 2011 conséquences du non respect de la politique voyage

Mise à jour des politiques voyages : une bonne pratique suivie par les Travel Managers

87% des entreprises on revu leur politique voyage au cours des deux dernières années.

Catégories d’hôtels : des politiques moins restrictives que pour l’aérien

Seuls 38% des Travel Managers ont mis en place des restrictions vis-à-vis des hôtels (catégorie d’hôtels ou de chambre), une proportion largement inférieure à celle des Travel Managers imposant des restrictions sur les réservations auprès des compagnies aériennes.

Agences de voyages d’affaires et Politiques Voyages

Recours obligatoire à une ou plusieurs agences de voyages d’affaires : une tendance forte

  • 78% des entreprises interrogées dans le cadre de cette enquête exigent que leurs voyageurs d’affaires passent par une seule et unique agence de voyages d’affaires référencée pour effectuer leurs réservations
  • 78% des entreprises interrogées dans le cadre de cette enquête exigent que leurs voyageurs d’affaires passent par une seule et unique agence de voyages d’affaires référencée pour effectuer leurs réservations
Réservations : le online gagne doucement du terrain

  • En 2011, 51% des Travel Managers européens indiquent que les voyages d’affaires doivent être réservés par le biais d’un outil de réservation en ligne référencé « dès que cela s’avère possible », contre 47% en 2010
  • Les entreprises consacrant moins de 1 million d’euros par an aux voyages d’affaires ont plus tendance (62%) à imposer l’utilisation d’un outil de réservation en ligne pour chacun des déplacements effectués, contre 42 % des entreprises y consacrant entre 1 et 10 millions d’euros et 41% des entreprises y consacrant 10 millions d’euros et plus.
  • Les Travel Managers français sont ceux qui exigent le plus souvent le recours à un outil de réservation en ligne (78%), loin devant leurs homologues allemands (47%) et britanniques (35%).

Politique voyages relative aux hôtels

Recours aux hôtels privilégiés : un assouplissement des règles


étude Egencia 2011 recours aux hôtels privilégiésPar ailleurs, 72% des politiques voyages limitent le montant qu’un employé peut dépenser par nuit pour son hôtel et 22% définissent une catégorie/classe d’hôtels au-delà de laquelle aucune réservation ne peut être effectuée.

Réservations auprès d’hôtels non privilégiés


Voici quelques motifs :

  • L’éloignement trop important vis-à-vis de leur destination (80%)
  • L’hôtel non privilégié propose un tarif inférieur à l’hôtel privilégié (58%)
  • Le voyageur d’affaires est un cadre dirigeant ou un autre employé « non soumis » à la politique voyages (24%)
  • La durée du voyage excède un certain nombre de jours (9%).
Prestations hôtelières négociées


Les prestations les plus communément incluses dans les négociations entre les entreprises et les hôtels sont le petit déjeuner gratuit (70%), l’accès à Internet (57%), le parking (21%) et le surclassement en catégorie de chambre supérieure (19%).

Mise en avant des prestations hôtelières négociées


Une fois les prestations négociées, les Travel Managers en assurent la promotion au moyen de toute une panoplie d’outils de communication.

Suivi et application des politiques voyages

L’approbation préalable au voyage est exigée par une majorité d’entreprises

Au total, 53% des entreprises interrogées exigent l’approbation préalable par l’équipe de direction pour chaque voyage d’affaires.

Reporting concernant le non-respect des politiques voyages : un accès croissant à l’information

Diffusion des rapports relatifs au non-respect des politiques voyages

Gestion des risques

Anticipation des situations de crise : une responsabilité encore négligée par certaines entreprises

Voyages de groupes et séminaires

étude Egencia 2011 réservations de séminaires

Gestion des dépenses annexes (repas, taxi, pressing...)

Politique des quotas journaliers

étude Egencia 2011 gestion des frais hôteliers

Frais ancillaires

Les frais supplémentaires les plus communément accordés aux voyageurs d’affaires séjournant à l’hôtel sont :

  • les frais de parking (76%)
  • les frais liés à l’accès à Internet (70%)
  • les frais liés aux navettes d’aéroport (51%)
  • les frais liés aux départs tardifs (25%)
  • les frais liés à la location d’un coffre-fort en chambre (24%)

Moins de 10% des entreprises interrogées remboursent les frais liés au minibar, à l’accès au centre de remise en forme ou aux divertissements en chambre.

Suivi des frais supplémentaires


63% des entreprises européennes procèdent à un suivi des frais supplémentaires à l’aide de systèmes de remboursement des dépenses et de relevés de cartes de paiement. Parmi les entreprises n’effectuant à ce jour aucun suivi de ces dépenses :

  • 25% prévoient la mise en place d’un tel suivi dans les 12 prochains mois
  • 12% prévoient sa mise en place dans les 2 prochaines années
  • 2% pensent qu’il leur faudra plus de 2 ans pour instaurer un suivi, et
  • 60% n’ont pas d’opinion définitive ou pensent qu’aucun suivi n’est envisageable.

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