Amadeus et HRS s’associent pour simplifier la gestion des réunions

Organiser un événement requiert beaucoup d’organisation et de patience. C’est pourquoi les entreprises ont tendance à confier la planification des grandes conférences aux professionnels. Mais pour les plus petits événements et réunions, ce sont souvent les employés qui doivent s’en charger.

Afin de simplifier l’organisation de ce genre d’événements, Amadeus et HRS Global Hotel Solutions (HRS) annoncent l’intégration de la solution meetago de HRS dans Amadeus cytric Travel & Expense. Cet accord, qui s’inscrit dans le prolongement d’un partenariat de longue date entre les deux sociétés, a pour but de distribuer les contenus hôteliers de HRS déjà disponibles via le canal de distribution d’Amadeus.
L’intégration du service meetago de HRS à Amadeus cytric Travel & Expense répond à un besoin récurrent depuis plusieurs dizaines d’années : gérer les dépenses tout en rationalisant le processus d’offre et de réservation des salles dédiées aux petites réunions.

Les utilisateurs d’Amadeus cytric Travel & Expense peuvent désormais optimiser et organiser plus facilement leur planning de petites réunions ainsi que les déplacements associés. L’automatisation permet de disposer de plus d’informations, de transparence, et de réaliser des économies tout en facilitant la gestion des événements hôteliers.

L’organisation de réunion dans l’un des hôtels de HRS peut s’effectuer directement depuis Amadeus cytric Travel & Expense. En un simple clic, l’organisateur peut lancer un appel d’offres (request for proposal) en indiquant le nombre de participants, les hébergements requis, l’espace de réunion nécessaire, les besoins additionnels tels que les tableaux multi-feuilles, les repas et les boissons, et l’envoyer à plusieurs hôtels.
De leur côté, les gérants des hôtels pourront répondre automatiquement à l’appel d’offres via la solution Amadeus Group & Event Distribution, également connue sous le nom de MeetingBroker, qui sera très prochainement intégrée au service meetago de HRS. Les réponses à ces appels d’offres s’effectuent ensuite très rapidement et l’hôtel dispose de toutes les informations relatives à l’événement et aux invités, en un seul et unique système.

Les principaux avantages :

• Automatisation des réservations et des dépenses relatives aux petits
  L’organisateur de l’événement, les participants se déplaçant et l’hôtelier bénéficient tous de l’utilisation d’une technologie intégrée, en réduisant les tâches administratives, les appels téléphoniques et le reporting manuel.
• Accès à de nombreux contenus hôteliers.
  Le vaste contenu hôtelier d’Amadeus, dont le portefeuille de 350 000 hôtels de HRS, est disponible sur Amadeus cytric Travel & Expense, offrant ainsi un large choix à l’organisateur et aux voyageurs. Les entreprises bénéficient également de tarifs négociés et réduits, via le programme exclusif M&G Club de HRS par exemple.
• Des données plus précises permettant de réaliser des économies et garantir la conformité.
  Tous les détails de l’événement et des déplacements sont réunis dans un itinéraire consolidé, ce qui permet de mieux contrôler son coût total. Grâce à un outil de gestion des dépenses intégré et à des solutions de paiement numérique, le processus automatisé d’approbation et de compatibilité contribue à améliorer la conformité.
• Gestion intelligente des déplacements professionnels en temps réel.
  Les réservations des petits événements étant disponibles sur la plateforme, les voyageurs peuvent désormais accéder à leurs détails tout au long de leurs déplacements via l’application cytric Mobile Companion. L’application mobile propose une communication directe avec les participants à la réunion afin de leur fournir une assistance en temps réel et même pendant d’éventuelles perturbations.

« Aujourd’hui, les travel managers cherchent à optimiser leur pouvoir d’achat à travers toutes les options d’hébergement », déclare Jason Long, Vice President Global Partnerships chez HRS. « Cette intégration, combinée au processus de simplification de meetago visant à engager les hôtels à se lancer dans l’organisation de petites réunions, est un véritable avantage pour les sociétés qui souhaitent optimiser leur programme de réservation ».

Arlene Coyle, CCO Corporate Solution Sales and Marketing of Business Travel chez Amadeus explique : « Nous avons tous besoin de sortir du bureau, de rencontrer nos interlocuteurs en personne et de trouver de nouvelles solutions pour faire croître nos activités ensemble. En nous associant avec HRS, nous pouvons maintenant aider les organismes et les voyageurs du monde entier à organiser de petites réunions au travers d’une seule et même plateforme, grâce à un processus plus simple, efficace et beaucoup moins stressant ».

À propos d’Amadeus
Amadeus est l’un des premiers fournisseurs mondiaux de solutions technologiques de pointe pour l’industrie du voyage et du tourisme. Les clients d’Amadeus sont des fournisseurs de voyages (compagnies aériennes, hôtels, compagnies ferroviaires et de ferries, etc.), des vendeurs de voyages (agences de voyages et sites Internet) et des acheteurs de voyages (les entreprises et voyageurs).
Le groupe Amadeus emploie dans le monde plus de 15 000 collaborateurs et est présent dans plus de 190 pays. La société possède des centrales en Espagne (siège), en France (développement) et en Allemagne (opérations), ainsi que des bureaux dans 70 pays à travers le monde.
Cette année marque les 30 ans d’existence d’Amadeus. Tout au long de 2017, le groupe célèbrera
30 années de collaboration avec ses clients, 30 années d’innovations technologiques et 30 années d’activités dédiées à améliorer les trajets des voyageurs du monde entier.
Le business model du groupe est basé sur les transactions.
Amadeus est coté sur la bourse espagnole sous le symbole « AMS.MC » et fait partie de l’IBEX 35.

A propos de HRS Global Hotel Solutions
HRS GLOBAL HOTEL SOLUTIONS propose à ses 3 000 clients globaux des solutions « end-to-end » de gestion hôtelière. S’appuyant sur une approche personnalisée et des recommandations sur-mesure, HRS compte parmi ses clients de nombreux acteurs mondiaux figurant dans le classement « Global-500 Fortune », tels que Google, Schneider Electric, China Mobile, Hitachi, Huawei.
HRS propose aux entreprises des tarifs spéciaux et des solutions d’achat hôtels dédiées, optimise les processus comptables de ses clients grâce à ses offres de paiement dématérialisées et des solutions automatisées de récupération de factures, tout en augmentant la satisfaction du voyageur. Enfin, HRS propose une offre groupes et séminaires avec un outil online qui vient compléter la proposition de valeur HRS pour les entreprises. Avec plus de 350 000 hôtels dans 190 pays, HRS propose un contenu mondial et varié, incluant hôtels de chaînes et indépendants (plus de 180.000). Fort de 5 millions de chambres disponibles à la réservation, HRS est le premier fournisseur mondial de contenu hôtels pour les GDS. Grâce à ses tarifs négociés dans plus de 40 000 établissements, HRS permet à ses clients d’économiser jusqu’à 30% sur le meilleur tarif du jour.
HRS, qui poursuit sa croissance, compte parmi ses effectifs plus de 1 600 employés, répartis dans 30 bureaux dans le monde dont Shanghai, Tokyo, Singapour, Paris, Londres, Mumbai, São Paulo et New York. Le siège du groupe est situé à Cologne.