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lundi 24 septembre 2018

Communiqué : Une étude de KDS révèle que 45% des salariés français consacrent entre 30 minutes et 2 heures par mois à leurs demandes de remboursements

 
 

Les frais liés aux voyages et les notes de frais sont devenus un poste de dépenses majeur pour les entreprises (représentant jusqu’à 10% de leur budget annuel). Une enquête réalisée par KDS (kds.com), éditeur mondial de solutions logicielles spécialisées dans la gestion des déplacements professionnels et des notes de frais, auprès de 780 français révèle que de nombreuses entreprises gèrent encore de façon manuelle ou au travers de processus ou solutions obsolètes la gestion des déplacements et des notes de frais, affectant la productivité des employés et engendrant un impact encore plus important sur la rentabilité de l’entreprise.

L’établissement des notes de frais, processus en grande partie manuel, impacte la productivité des entreprises et génère des coûts non maitrisés
L’analyse des résultats de l’étude menée par KDS souligne qu’en France la gestion des notes de frais reste encore très aléatoire : mode de soumission archaïque, organisation des reçus laissé au libre arbitre de chacun, temps passé bien trop important, ... 34% des personnes interrogées ont révélé qu’elles utilisent encore des tableurs pour présenter les demandes de remboursement, 59% d’entre eux y consacre plus de 30 minutes et ils sont 73% à remplir leurs formulaires de demandes de remboursement pendant les heures de travail. Ces taches entrainent inévitablement une perte de productivité pour l’entreprise qui s’élève de 20 minutes à 1h par mois pour 85% des répondants.

Par ailleurs, la gestion du suivi des dépenses ne fait pas l’objet de procédures normées par les entreprises puisque 80% des répondants disent qu’ils essaient de conserver les reçus en un seul endroit (portefeuille ou une enveloppe) ce qui entraine un risque non négligeable de pertes des documents. Or, si la gestion des voyages et des notes de frais est gérée de manière efficace, les entreprises peuvent attendre jusqu’à 25% d’économies grâce à une solution de gestion des déplacements et des notes de frais automatique.

Les salariés français des employés honnêtes
Lors de déplacements professionnels, un tiers des personnes interrogées révèlent qu’elles règlent leurs frais avec leur carte personnelle et puisqu’à 56% elles trouvent les procédures de remboursements fastidieuses et pénibles, elles attendent la fin du mois voir du trimestre pour soumettre leur formulaire de demande de remboursement de frais de déplacement (72%). Fait notable, les entreprises mettent en moyenne entre 8 et 30 jours à les rembourser (41,8%) et 26,85% entre 16 et 30 jours. Ainsi bien souvent, les salariés font l’avance de trésorerie pour leur entreprise et il peut se passer jusqu’à 4 mois entre la date effective de la dépense et son remboursement.

Ils s’avèrent que les salariés français sont également d’une grande honnêteté, la grande majorité (76%) d’entre eux reporte leur kilométrage exact et lors de leurs déplacements en taxis, si le chauffeur de taxi remet un reçu vierge, 78% inscrivent scrupuleusement le montant exact de la course.

Déplacements professionnels : rapidité et facilité contre conformité de la politique d’entreprise
41% des répondants passent entre 20 minutes et plus d’une heure à rechercher et réserver un voyage d’affaires. Or les français n’aiment pas passer du temps à rechercher et réserver un voyage. Ils recherchent toujours plus de rapidité. Ainsi entre facilité d’utilisation et choix d’options de voyage, ils sont 66% à choisir le 1er critère et pour aller au plus simple 71% préfèrent rechercher et réserver leur voyage via un seul fournisseur ou plateforme.

La majorité des répondants sont convaincus qu’ils respectent la politique de voyage de l’entreprise. 58% déclarent que leur politique est simple et clairement communiquée et 28% utilisent un outil de réservation intégrant la politique voyage de l’entreprise.

« Les données recueillies dans le cadre de notre étude prouvent à quel point les processus obsolètes, au même titre que les systèmes inadaptés de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais, limitent le choix des voyageurs ou sacrifient l’ergonomie, ce qui oblige les professionnels à réserver en direct et continue à pénaliser les entreprises françaises. », précise Sébastien Clouet, Directeur Marketing de KDS.

« Du point de vue des coûts et de la productivité, voilà qui devrait persuader les entreprises de l’importance de mettre en place les procédures et solutions adaptées permettant à leur personnel d’opérer avec un maximum d’efficacité. »

Sachant que le Groupe Aberdeen estime que l’entreprise-type consacre plus de 10 % de son budget annuel aux dépenses liées à des déplacements professionnels [1], la gestion de ces déplacements professionnels et des notes de frais est plus que jamais en ligne de mire, les entreprises privilégiant les processus d’exception qui accélèrent les réservations et la transmission des notes de frais, et améliorent la satisfaction des collaborateurs.

« Les résultats de l’enquête prouvent à quel point des systèmes inefficaces et archaïques font courir aux entreprises des risques de pertes considérables - les frais de déplacement ouvrant la voie à une gestion aléatoire qui porte préjudice à la fois à l’entreprise mais également à ses salariés », poursuit Sébastien Clouet.

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Méthodologie de l’enquête
L’édition 2016 de l’enquête KDS a été menée en ligne, en juillet 2016, auprès de 780 salariés en France afin de mieux cerner les habitudes de ces professionnels pour réserver et gérer leurs déplacements, ainsi que leurs attitudes et agissements lorsqu’ils communiquent leurs notes de frais. Âgés de 18 à 65 ans et plus, ces participants sont en majorité (à 98 %) salariés à plein temps d’entreprises comptant entre 50 et 10 000 collaborateurs ; 23,6 % d’entre eux travaillent dans une entreprise de plus de 10 000 salariés, 19 % dans une société employant entre 3 000 et 10 000 salariés et 16 dans une structure employant entre 1 000 et 3 000 salariés.

A propos de KDS
KDS (kds.com) est un fournisseur leader de logiciels et de solutions de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais. Sa technologie répond aux exigences des entreprises en matière de gestion des déplacements professionnels : optimisation des processus achats, organisation de voyages de porte à porte, automatisation du traitement des notes de frais et réconciliation des factures fournisseurs.
KDS offre aux entreprises l’offre la plus large du marché grâce à une connectivité étendue avec les différents services financiers et fournisseurs de voyage d’affaires (aérien, location de véhicule, taxi et vtc, ferroviaire, hôtelier), assurant une gestion et une tarification optimisées.
KDS, qui crée des logiciels prisés des utilisateurs, est convaincu que l’expérience utilisateur est la clé pour réaliser des économies, favoriser la productivité et contrôler les dépenses liées aux déplacements professionnels.

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