Kactus lance une application pour structurer l’expérience événementielle de bout en bout

Kactus, scale-up leader sur le marché de l’événementiel d’entreprise, franchit une nouvelle étape dans sa trajectoire en lançant une application complète de gestion des participants. Après avoir profondément transformé l’expérience de réservation événementielle par sa simplicité d’usage et la transparence de son modèle, Kactus apporte désormais une réponse à un angle mort historique du secteur : la gestion des participants, encore largement opérée de manière artisanale dans les entreprises, entre fichiers Excel, e-mails croisés et ajustements de dernière minute. Avec cette application, Kactus centralise enfin, au même endroit, la réservation des lieux et prestataires et toute la préparation opérationnelle de l’événement, de l’instant où l’idée d’organiser émerge jusqu’à son évaluation.

Co-construite depuis plus d’un an avec plusieurs grands comptes, cette nouvelle application permet à Kactus d’étendre sa promesse centrale - fluidité, maîtrise et expérience utilisateur - à l’ensemble du cycle de vie d’un événement, dès l’intention d’organiser, avant même la phase de conception, jusqu’à l’évaluation post-événement.

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Une expertise de leader construite à grande échelle

En 2025, Kactus a opéré plus de 50 000 événements d’entreprise et a accompagné 70 grands groupes internationaux ayant choisi de centraliser leur événementiel sur sa plateforme. Une dynamique portée par un parti pris clair : concevoir des outils immédiatement compréhensibles, utilisables sans friction.

Cette trajectoire est le fruit de près de dix années de développement au contact direct des organisateurs, des lieux et des prestataires, et des grandes entreprises. Dix ans d’itérations, de retours terrain et d’ajustements continus qui ont permis à Kactus de construire un modèle éprouvé, capable de répondre à l’ensemble des exigences du marché, quels que soient la taille et le niveau de complexité des événements.

La plateforme permet aujourd’hui de gérer l’ensemble du parcours de réservation sur la base de prestataires événementiels la plus exhaustive d’Europe.

La gestion des participants, un angle mort de l’événementiel

Si la réservation de lieux et de prestataires s’est largement professionnalisée, la gestion des participants reste, dans de nombreuses entreprises, un véritable casse-tête. Listes d’invités éclatées, choix de la date, restrictions alimentaires, transports, nuitées, modifications de dernière minute : tout continue trop souvent de transiter par des fichiers Excel et des chaînes d’e-mails.

Résultat : une perte de temps significative, une charge mentale élevée pour les organisateurs et une difficulté à conserver une vision claire et à jour de l’événement. Jusqu’à présent, le marché ne proposait pas de solution capable de connecter, au sein d’un même écosystème, la réservation des lieux et prestataires et la gestion des participants : les outils de gestion des participants opèrent généralement sans lien avec la réservation, tandis que les plateformes de réservation ne couvrent pas, ou peu, la préparation opérationnelle et le pilotage des participants.

Une application conçue comme une extension naturelle de la plateforme Kactus

Réinventer l’événementiel ne se décrète pas. Cela se construit dans la durée, au contact du terrain. Après près de dix ans passés à opérer des milliers d’événements, nous avons développé une méthode simple : partir des usages réels pour concevoir des outils qui fonctionnent immédiatement, même à grande échelle. C’est cette combinaison entre expérience et méthode qui permet aujourd’hui à Kactus d’imposer un standard d’expérience plus exigeant sur le marché. Arnaud Katz - CEO de Kactus.

Depuis plus d’un an, Kactus travaille en étroite collaboration avec plusieurs grands groupes internationaux, dont Air Liquide, Guerlain et Servier, pour concevoir une application de gestion des participants pensée comme une extension directe de sa plateforme, et non comme un outil annexe.

L’application permet notamment :

• la création d’un site dédié à chaque événement, personnalisable (programme, informations pratiques, contacts utiles) ;
• l’organisation de sondages pour le choix des dates ;
• la personnalisation du formulaire d’inscription ;
• l’envoi des invitations et le suivi des inscriptions ;
• la collecte des informations participants (restrictions alimentaires, transports, choix d’activités, hébergement) ;
• la gestion automatisée des rooming lists ;
• la communication centralisée avec l’ensemble des prestataires ;
• l’interaction pendant l’événement et la collecte de la satisfaction des participants.

Chaque événement bénéficie ainsi d’un espace unique. Les participants accèdent à toutes les informations utiles et mettent à jour leurs données à tout moment. Les organisateurs disposent d’un tableau de bord en temps réel leur offrant une vision consolidée, de l’intention d’organiser jusqu’au déroulé final, puis à l’évaluation.

Cette approche se traduit déjà très concrètement sur le terrain, y compris auprès de grands groupes internationaux.

Cette application est devenue un outil indispensable dans l’organisation de nos séminaires. Simple d’utilisation, elle nous permet d’aborder l’organisation de nos réunions avec beaucoup plus de sérénité. - Sodany Charmillon - Assistante Direction Générale, Air Liquide France Industrie.

Une vision produit assumée, qui tranche avec les pratiques du marché

L’événementiel est, par nature, complexe : multiplicité des parties prenantes, contraintes logistiques, arbitrages permanents. Kactus a fait un choix clair : ne pas ajouter de la complexité à la complexité, mais la rendre invisible grâce à une conception produit centrée sur l’usage. Là où de nombreux outils privilégient l’empilement de fonctionnalités et la fragmentation des parcours, Kactus propose un outil unique, immédiatement compréhensible et opérationnel, qui relie dans un même écosystème la réservation des lieux et prestataires et la gestion des participants.

En s’appuyant sur l’usage réel et sur des itérations continues, Kactus revendique une méthode qui place l’expérience au cœur de la performance événementielle, pour les organisateurs comme pour les participants.

Des bénéfices immédiats pour les organisateurs comme pour les participants

En réunissant, dans un outil unique, le sourcing (réservation des lieux et prestataires) et la gestion des participants, cette application permet aux organisateurs :

• une réduction significative de la charge mentale ;
• un gain de temps sur l’ensemble de l’organisation ;
• une meilleure visibilité grâce à un pilotage centralisé en temps réel.

Pour les participants, elle offre :

• une expérience fluide, premium et personnalisée ;
• un accès simple et immédiat à toutes les informations liées à l’événement.

Avec cette nouvelle application, Kactus affirme une position claire sur le marché : celle d’un acteur qui ne se contente pas d’optimiser l’existant, mais qui entend fixer les standards d’un événement plus fluide, plus transparent et réellement centré sur l’expérience utilisateur.