vendredi 23 avril 2021

Etude Hotelhero : près de 40 % des hôtels conservent encore les contrats de leurs prestataires de services et de logiciels dans des dossiers papier

 

La numérisation des processus est sur toutes les lèvres dans l’industrie hôtelière, mais un sujet central souvent négligé est la gestion des contrats. La société Hotelhero, connue pour sa plateforme de recherche et de recommandation de logiciels et éditrice du rapport German Hotel Technology Market 2020, s’est penchée sur le sujet et a mené une enquête auprès de plus de 300 hôteliers pour savoir comment la gestion de contrats est actuellement pratiquée dans les hôtels.

Florian Montag, cofondateur et CEO d’Hotelhero explique Il y a deux bonnes années, nous nous sommes penchés sur le sujet de la gestion de contrats, car l’analyse des contrats, de leur date d’échéance et des coûts reliés devrait être le point de départ de tout projet de digitalisation. Lors de nos nombreuses conversations avec des hôteliers, nous avons remarqué que la plupart d’entre eux traitent leurs contrats de manière très décentralisée et n’ont aucune vue d’ensemble de leurs coûts et des délais de préavis. Malheureusement, il arrive trop souvent qu’un projet de numérisation n’aboutisse pas parce qu’un délai de préavis a été manqué et que le contrat a été tacitement prolongé pour plusieurs années. Ce genre de choses n’est tout simplement plus dans l’air du temps, c’est pourquoi nous nous sommes penchés sur la question et avons également développé l’outil de gestion des contrats Hotelhero.

Résultats de l’étude

L’étude d’Hotelhero montre que le secteur est encore très en retard sur ce sujet. 81% des hôtels interrogés ont déclaré que les documents et les données contractuelles ne sont que partiellement numérisés ou pas encore numérisés du tout. Près de 40 % des établissements interrogés conservent encore les contrats de leurs prestataires de services et de leurs fournisseurs de logiciels en format papier. Dans un monde où les fournisseurs changent constamment, où le nombre d’abonnements augmente rapidement et où les conditions contractuelles varient considérablement, la complexité de la gestion des contrats ne cesse de croître.

Les hôtels indépendants, et les groupes hôteliers en particulier, ont des structures organisationnelles complexes, avec de nombreux employés ayant des droits de décision à différents niveaux. Par conséquent, les contrats de service et de licence sont conclus à toutes les étapes du cycle de vie de l’entreprise. Sans processus de travail standardisé, les employés peuvent exposer leurs organisations à des risques financiers et de sécurité des données. Pourtant, 90 % des personnes interrogées ont déclaré que leur organisation n’avait pas encore mis en place un système dédié à la gestion des contrats.

77 % des personnes interrogées ont déclaré qu’elles pourraient améliorer considérablement leur processus de gestion des contrats, car les échéances ou les renouvellements imprévus, ainsi qu’une mauvaise gestion des documents contractuels, peuvent mettre les entreprises hôtelières en grand danger. Par exemple, aujourd’hui, seuls 16 % des établissements interrogés reçoivent des notifications de renouvellement automatique de contrat et de politique d’annulation. Thibault Gence, cofondateur et COO d’Hotelhero , explique : Les hôteliers ont des emplois du temps chargés, passer leur temps à chercher dans des classeurs en papier ne devrait pas en faire partie. La pandémie a également mis en évidence l’urgence pour les hôteliers de pouvoir accéder à distance à toutes les données liées à leur activité.

À propos d’Hotelhero
Fondée à Berlin en 2017, la plateforme Hotelhero permet aux hôteliers de découvrir, évaluer et gérer leur écosystème technologique. La société a constitué une base de données complète des technologies hôtelières avec plus de 1 500 logiciels référencés et les données de plus de 25 000 hôtels qui les utilisent. Hotelhero propose également sa plateforme en marque blanche aux associations hôtelières allemande et autrichienne pour leur permettre d’accompagner leurs membres dans leur transformation numérique.
En mai 2020, Hotelhero a lancé une nouvelle solution de gestion de contrats et abonnements pour les hôtels et chaînes hôtelières.
 
 
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