Amadeus : les entreprises estiment essentiel de transformer la gestion de leur T&E, selon une étude Forrester

Ces douze derniers mois, nos vies ont changé d’une façon radicale que nous n’aurions jamais pu imaginer. Avec les interdictions de voyager et le télétravail, les capacités digitales des entreprises et des salariés du monde entier ont été, et dans certains cas continuent d’être, mises à l’épreuve. Alors que nous espérons la reprise des déplacements à l’international et des voyages d’affaires, les organisations se demandent si les choses vont revenir à la normale ou si l’ensemble de l’écosystème adoptera une nouvelle façon de travailler.

Face à la pandémie, les entreprises survivent, s’adaptent ou pour certaines connaissent une croissance. Toutefois, les entreprises de toutes les industries sont confrontées à l’urgence de la transformation digitale, au contrôle des dépenses, au besoin d’efficacité opérationnelle et de flexibilité. La réduction des déplacements et le contrôle accru des coûts poussent les entreprises à repenser leurs processus de gestion des voyages et des dépenses, pour réduire encore leurs coûts tout en atteignant leurs objectifs commerciaux à mesure que les marchés s’ouvrent.

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Nous avons chargé Forrester Consulting d’interroger les équipes finances, achats, gestion des voyages, informatique et RH des grandes entreprises sur la situation actuelle et les défis liés aux processus et outils de gestion des déplacements et des frais. L’étude s’intitule « Digital Transformation For Travel & Expense : Balancing Process Efficiencing, Compliance, And Employee Experience ». Elle révèle que les entreprises doivent repenser leurs outils de gestion des voyages et dépenses pour agir sur la transformation digitale, améliorer l’expérience des collaborateurs et l’efficacité des opérations financières grâce à plus d’automatisation et à d’intégration.

Principales conclusions de « Digital Transformation For Travel & Expense : Balancing Process Efficiencies, Compliance, And Employee Experience »

L’étude Forrester montre que les entreprises ont conscience que l’amélioration de leur gestion des déplacements et des frais joue un rôle essentiel dans la transformation digitale, car de nombreuses procédures reposent encore aujourd’hui sur des outils dépassés comme par exemple des feuilles de calcul. Seule une faible proportion dispose d’un système de gestion des voyages et des dépenses intégralement basé sur le cloud. Avec des processus et des outils lourds et peu flexibles, l’expérience des collaborateurs est alourdie et ce qui entrave l’ensemble des activités commerciales. Les systèmes hérités du passé ajoutent des tâches manuelles à la charge des employés, des gestionnaires et des équipes de gestion des comptes. Ainsi, pour certaines entreprises interrogées, il faut en moyenne 13,6 heures de la réservation au remboursement pour traiter un déplacement et les dépenses associées, pour les voyageurs, les valideurs, des auditeurs et des comptables.

Aujourd’hui, il y a une forte demande d’outils digitaux faciles et ergonomiques de la part des collaborateurs qui ne veulent plus de procédures longues et compliquées basées sur le papier. Il y a quelques années, GBTA déclarait que 19% des demandes de remboursement de frais de voyages et dépenses étaient traitées de façon incorrecte, et que les corrections représentaient 18 minutes et 52 $ pour chaque rapport. En transformant ces procédures ou en adoptant des outils innovants de gestion des voyages et des dépenses, les collaborateurs pourront réduire le temps consacré à des tâches et les équipes financières pourront accéder à des informations en temps réel pour gérer les remboursements plus efficacement.

Ouvrir la voie de la transformation digitale

Une fois que les voyages d’affaires internationaux auront repris, les collaborateurs reprendront leurs déplacements ; cela s’accompagnera par le retour des délais de remboursement et de paiements. L’étude de Forrester démontre que les services financiers qui souhaitent se transformer digitalement et changer leur façon de travailler devraient choisir une solution intégrée de voyage et de dépenses avec plate-forme unique pour relever ces défis sur le long terme. Afin d’améliorer l’expérience utilisateur, accroître l’efficacité et améliorer l’utilisation des données et des analyses pour une meilleure planification et un meilleur contrôle des coûts – et potentiellement économiser du temps et de l’argent.

Les voyages, la transformation digitale et le développement durable continueront de jouer un rôle important pour les entreprises à mesure que l’activité reprendra dans un monde post COVID-19. La technologie jouera un rôle crucial de facilitateur et accélérateur de la reprise. Amadeus, s’engage à aider les entreprises du monde entier sur cette voie de transformation et à fournir aux organisations des outils plus efficaces pour le changement.