Vous êtes ici : Accueil > > Articles & brèves > > Communiqué de presse > Nouvelle étude HRS & GBTA sur le MICE : Comment les (...)
vendredi 21 septembre 2018

Communiqué : Nouvelle étude HRS & GBTA sur le MICE : Comment les entreprises gèrent-elles leurs événements corporate ?

 
 

Alors que le nombre d’événement d’entreprise augmente, celles-ci sont de plus en plus confrontées à des pertes financières et à des manquements quant à leur obligation de diligence vis à vis de leurs employés.

Globalement, la moitié des événements à caractère événementiel organisés par les entreprises sont de simples réunions, cela étant, la moitié des personnes interrogées pour cette étude indiquent qu’elles ne font pas appel à de l’aide extérieure, selon une récente étude publiée par la Global Business Travel Association (GBTA) en partenariat avec HRS.

Cette étude, la première du genre, se concentre exclusivement sur la gestion des événements définis comme « simples » sont des réunions d’envergure limitée faisant appel à des éléments organisationnels basiques et facilement reproductibles. Pour la première fois, les membres de la GBTA ainsi que ceux de l’organisation Meeting Professionals International (MPI) ont fait l’objet d’une enquête sur le même sujet d’étude, afin d’établir des perspectives tant pour les acheteurs voyages que pour les organisateurs d’événements.

Les principaux points de l’étude montrent que :

  • 50% des événements d’entreprises (49% aux USA, 58% en Europe) sont des événements simples – sans complexité organisationnelle, aussi appelé « small meetings »
  • 52% des entreprises effectuent leurs réservations sans passer par des professionnels de l’événementiel ni par un outil adapté
  • 70% des personnes interrogées n’utilisent pas de procédure d’appel d’offres pour l’achat / la réservation d’événements simples
  • Lorsque les entreprises ne font pas appel à des professionnels afin d’organiser leurs événements, 77% d’entre elles se contentent de rechercher des hôtels ou des lieux de réunion uniquement au travers des canaux destinés aux particuliers
  • 52% des entreprises ne disposent pas d’outil technologique d’appel d’offres pour organiser des réunions et n’ont pas le projet d’en acquérir
  • Lorsque les entreprises disposent d’un outil de RFP online, 72% des personnes chargées de l’organisation préfèrent y faire appel pour planifier/effectuer la réservation de leurs événements
  • 72% des répondants n’ont pas d’Indicateurs Clés de Performance (KPI) pour mesurer les retombés de leurs événements
Contenu sponsorisé :

« Cette étude permet de mettre des chiffres sur quelque chose dont on soupçonnait finalement depuis longtemps » explique Jessica Collison, directrice de la recherche à GBTA. « Ces événements dits « simples » représentent des dépenses significatives pour les entreprises - et pourtant, elles sont encore gérées de manière très superficielle, et représentent ainsi un coût potentiellement plus important que prévu lorsque l’on prend en compte les résultats financiers, la satisfaction des participants, et le respect de l’obligation de diligence vis à vis des employés ».

La réservation d’événement
Lors de la réservation, une majorité de professionnels interrogées aux USA (84% des acheteurs voyages, 73% des personnes chargées d’organiser les événements) indiquent faire appel aux canaux destinés aux particuliers, en appelant par exemple un hôtel, en visitant le site internet d’un lieu de réunions ou encore le site internet d’un voyagiste pour particuliers. Ils sont nombreux à faire confiance à ces canaux eaux (38% des acheteurs voyages et 39% des personnes chargées d’organiser les événements). 40% des personnes interrogées ne passent pas par une procédure d’appel d’offres.

Lorsque l’on passe par les canaux destinés aux particuliers ou par des méthodes informelles, il peut s’avérer difficile d’obtenir des prix de groupe négociés, de faire des comparaisons à l’identique, de procéder aux vérifications de sécurité sur les lieux de réunion et de garantir la conformité aux règlements internes. Le fait de passer par les canaux destinés aux particuliers a pour conséquence d’éliminer la possibilité d’obtenir des prix plus bas et/ou des avantages en matière d’agrément qui seraient accessibles compte tenu du levier que représente le volume de passage d’une entreprise pour l’hôtel.

« Les personnes en charge d’organiser des événements professionnels s’attendent à ce que le marché ait une croissance de 4% l’an prochain. Aussi, c’est une dure réalité mais cette étude souligne l’urgence qu’il y a à ce que les entreprises améliorent la gestion de leurs événements qu’ils soient par ailleurs de taille réduite ou pas », souligne Abbie Michaelson, Vice-Président Meetings & Groups chez HRS. « Les données chiffrées sur l’absence de méthodologie dans l’achat, la réservation et la comparaison des lieux de réunion déclenchent des signaux d’alarme dans bien d’autres secteurs d’achat au sein des entreprises. Compte tenu de ce qui vient d’être établi, les personnes chargées d’organiser des événements disposent désormais des éléments nécessaires pour effectuer des changements concrets et mesurables dans cette catégorie d’achat ».

Les processus et la mesure
Si seulement une personne interrogée sur cinq (22%) se sert d’une plateforme d’appels d’offres en ligne pour l’organisation de ses événements, de telles plateformes permettent aux entreprises de solliciter et surtout de comparer des offres selon leurs besoins et attentes. Aux Etats-Unis, les organisateurs (35%) sont plus enclins que les acheteurs voyages (19%) à utiliser des plateformes d’appel d’offres pour leurs réunions.

Seulement un quart (28%) des personnes interrogées disposent d’Indicateurs Clés de Performance lorsqu’il s’agit d’évaluer leurs événements et d’en mesurer la valeur ainsi créée à travers l’outil. Cette proportion est d’ailleurs bien plus élevée en Amérique Latine (38%) qu’en Amérique du Nord (20%) ou en Europe (21%). Aux Etats-Unis, les personnes chargées d’organiser les événements (31%) sont plus enclins que les acheteurs de voyages (4%) à utiliser des ICP.

Les personnes interrogées ont classé le fait de trouver l’hébergement/le lieu de réunion qui convient (73%), l’optimisation du budget/réalisation d’économies (64%) et la conformité aux règles de la société (40%) comme étant les facteurs les plus importants lors de la réservation et la gestion de leurs événements.

« Alors que cette catégorie d’achat représente des millions en terme dépenses pour les sociétés, les événements échappent encore, et de manière très caricaturale, à un analyse approfondie alors que c’est généralement le cas avec d’autres typologies de dépenses » explique Bernie Schraer, Senior Vice President de MPI. « Ce rapport, grâce à la profondeur de ses mesures et à son examen attentif des méthodologies, donne aussi bien aux directeurs achats qu’aux personnes chargées d’organiser les événements ou encore à celles qui les influencent, une vision très réalise de ce qu’est réellement la gestion événementielle d’aujourd’hui. Il donne également un coup de projecteur sur les priorités dont les personnes chargées d’organiser des événements devraient prendre en compte lorsqu’elles cherchent à améliorer la planification et l’élaboration de leurs événements ».

Méthode appliquée
Afin de réaliser cette étude, une enquête en ligne qui a été réalisée auprès de directeurs voyages et des personnes chargées d’organiser les événements (type « small meetings ») au sein des entreprises. L’enquête a été menée entre le 24 avril et le 7 juin 2018. Un email d’invitation a été envoyé à l’ensemble des membres et des contacts de GBTA, et aux membres de MPI aux USA. 562 interrogées ont répondu à une question au moins. Parmi celles-ci, 408 qualifiées, vu (1) qu’elles sont au moins concernées d’une manière ou d’une autre par « la programmation, l’organisation ou la supervision des réunions et évènements dans leur entreprise » et (2) qu’elles sont des professionnels du voyage ou de l’évènementiel. Parmi celles qui étaient qualifiées, 260 ont rempli complètement le questionnaire, dont : 123 membres de GBTA, 66 membres de MPI, 15 membres des deux organisations et 56 membres d’aucune de ces organisations.

 
 
Note au lecteur :
Ceci est le contenu copié-collé du communiqué de presse officiel de son émetteur qui en assume l'entière responsabilité. TendanceHotellerie n'approuve ni ne désapprouve ce communiqué. Ce communiqué a néanmoins fait l'objet d'une vérification ce qui peut parfois conduire à un décalage de mise en ligne de quelques heures ou jours.
 
 
 
Note à l'émetteur du communiqué de presse :
Des renseignements concernant l'insertion de votre lien et/ou votre logo et/ou votre image sont accessibles ici.
 
 
Dans le cadre strictement privé (voir les CGU) de la reproduction partielle ou intégrale de cette page, merci d’insérer la marque "TendanceHotellerie" ainsi que le lien https://suiv.me/10044 vers sa source ou le QR Code accessible à l'adresse https://suiv.me/10044.qr. Voir le mode d'emploi.
 
 

 
 
 
 
 

Un avis, un commentaire ?


À savoir avant de poster votre avis...

Modération à priori. Ne sont notamment pas publiés :
- Les messages à caractère publicitaire
- Les messages postés avec une fausse adresse email
- Les messages comportant des liens sortants promotionnels et/ou non pertinents avec l'article.
- ...
Lire les CGU

Qui êtes-vous ?
Votre message

Message limité à 5000 caractères.

 
 
Si vous pensez que TendanceHotellerie.fr a toute sa place dans le paysage de l’hôtellerie francophone, n’hésitez pas nous soutenir. C’est simple et (...) En savoir plus »
Nous avons la volonté de faire correspondre ce webzine à vos attentes. Nous sommes très intéressés de recevoir vos avis et suggestions pour (...) En savoir plus »
Vous voulez annoncer sur TendanceHotellerie ? Nous proposons aux fournisseurs de services, solutions et produits à destination de l’hôtellerie de communiquer avec les lecteurs de (...) En savoir plus »