Obligations fiscales des PMS, NF525 et NF203, comment s’y retrouver ?
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L’article 88 de la loi (n° 2015-1785) de finances pour 2016 promulguée en décembre 2015 instituait à compter du 1er janvier 2018 l’obligation pour les professionnels français utilisant un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse d’utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.
Comme le dit le proverbe « A quelque chose malheur est bon ». C’est ainsi qu’aurait éclos la future poule aux œufs d’or d’organismes certificateurs et de très rares (heureusement) éditeurs* hyper pressés de vendre leur camelote logiciel et parfois matériel.
Historique
- 2006 : élaboration de la certification NF Logiciel comptabilité informatisée (NF 203),
- 2013-2014 : élaboration de la norme NF525 (Logiciels de gestion d’encaissement) à la demande de la DGFIP
- Décembre 2015 : promulgation de la loi de finances pour 2016
- Août 2016 : publication du BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803 (Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts) : Obligation d’utiliser un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale,
- 15 juin 2017 : communiqué de presse de Gérald Darmanin en vue d’une simplification du dispositif applicable au 1er janvier 2018
- 28 juillet 2017 : publication par les services de Bercy d’une foire aux questions relative à l’obligation d’utiliser des logiciels de caisse sécurisés
- 1er janvier 2018 : entrée en vigueur de la loi concernant les logiciels de caisse
Sémantique fiscale : ne pas confondre logiciel de caisse et logiciel de facturation
Comme le synthétise la foire aux questions relative à l’obligation d’utiliser des logiciels de caisse sécurisés publiée par les services de Bercy en juillet 2017, un logiciel ou un système de caisse est un système informatisé dans lequel un assujetti (à la TVA NDLR) enregistre les opérations effectuées avec ses clients non assujettis (clients particuliers). En d’autres termes, un logiciel ou un système de caisse est un système informatisé dans lequel un assujetti enregistre les livraisons de biens et les prestations de services ne donnant pas lieu à facturation au sens du BOITVADECLA-30-20-10.
Un logiciel de facturation est quant à lui utilisé par des professionnels enregistrant des opérations effectuées avec des clients assujettis à la TVA (clients professionnels). En effet, la loi impose l’émission systématique d’une facture dans le cas d’une vente à un professionnel.
Sur un plan pratique, certains systèmes de gestion commerciale ou de comptabilité ont des fonctionnalités de caisse. C’est le cas du PMS, le logiciel de gestion hôtelière. Dans ce cas, seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l’ensemble du logiciel, devront être certifiées.
Que dit l’article 88 de la loi (n° 2015-1785) de finances pour 2016 ?
Voici le texte original :
I.-Le code général des impôts est ainsi modifié :
1° Après le 3° du I de l’article 286, il est inséré un 3° bis ainsi rédigé : « 3° bis Lorsqu’elle enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse, utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l’éditeur, conforme à un modèle fixé par l’administration ; »
4 conditions sont donc exigées par l’administration fiscale en ce qui concerne les données (de facturation NDLR) des logiciels de caisse :
- inaltérabilité,
- sécurisation,
- conservation,
- archivage
Que dit la norme NF525 ?
Si vous voulez connaître le détail de la norme NF525, il vous en coûtera 500 € HT chez Infocert (mais non, mais non la certification n’est pas un business, c’est juste une mission de service public lucrative).
Néanmoins dans son infinie bonté, Infocert révèle :
Les exigences portent principalement sur :
- La Qualité des produits concernant, la documentation, les tests et validations et les fonctionnalités
- Le maintien de la conformité par le fabricant/ éditeurs tout au long de la durée de vie des systèmes et de leur évolution
- La prise en compte et le respect des nouvelles obligations légales en matière de conservation et de présentation à l’administration fiscale de la documentation se rapportant aux logiciels de comptabilité ou de gestion et aux systèmes de caisse et la sécurité offerte par ces produits (Cf. références). Un produit certifié NF 525 devra permettre notamment :
- L’identification des processus et des données d’encaissement
- La sécurisation de l’enregistrement des données relatives à l’encaissement par la signature électronique.
- La création d’une piste d’audit, outil de traçabilité des opérations d’encaissement
- L’archivage et la conservation des données d‘encaissement
- L’absence de fonctions occultant des données d’encaissement
- Les moyens de restitution des données pour simplifier le contrôle et de restitution des données d’encaissement enregistrées.
Que dit le BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803 (norme NF203) ?
Il s’adresse aux assujettis à la TVA :
10 : Sont soumis à l’obligation prévue au 3° bis du I de l’article 286 du CGI, tous les assujettis à la TVA, personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public, qui enregistrent eux-mêmes les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse, y compris en cas d’enregistrement par eux-mêmes sur un logiciel ou système accessible en ligne. 20 : Cette obligation concerne donc également les assujettis dont tout ou partie des opérations réalisées sont exonérées de TVA ou qui relèvent du régime de la franchise en base de TVA.
Les données concernées :
50 : Il s’agit de toutes les données qui concourent directement ou indirectement à la réalisation d’une transaction (y compris lorsque la transaction n’est que simulée au moyen d’un module de type « école » ou « test ») participant à la formation des résultats comptables et fiscaux – qu’il s’agisse d’une opération de vente ou d’une prestation de services (émission d’une note, d’un ticket, d’une facture), ainsi que de toutes les données liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie. Sont également concernées l’ensemble des données permettant d’assurer la traçabilité de ces données concourant à la réalisation de la transaction et de garantir l’intégrité de celles-ci.
Les conditions à respecter :
- Condition d’inaltérabilité
- Condition de sécurisation
- Condition de conservation
- Condition d’archivage
Tiens ça ressemble plus que fortement aux conditions posées par l’article 88 de la loi (n° 2015-1785) de finances pour 2016.
Pour celles et ceux qui veulent aller plus loin sur la définition fiscale des 4 mots ci-dessus, le BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803 est très clair sur l’obligation de résultats.
Quid des assujettis relevant de la franchise en base ou exonérés de TVA ?
Ceci ne concerne à priori pas les hôteliers qui dépassent les plafonds autorisés pour ces statuts. Néanmoins, la foire aux questions relative à l’obligation d’utiliser des logiciels de caisse sécurisés publiée par les services de Bercy en juillet 2017 indique :
La loi de finances pour 2016 vise tous les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse. La doctrine administrative précise à cet égard (BOI-TVA-DECLA-30-10-30 § 10) : « Sont soumis à l’obligation prévue au 3° bis du I de l’article 286 du CGI, tous les assujettis à la TVA, personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public » ; « cette obligation concerne donc également les assujettis dont tout ou partie des opérations réalisées sont exonérées de TVA ou qui relèvent du régime de la franchise en base de TVA ». La décision ministre du 15 juin 2017 porte sur l’exclusion des logiciels de comptabilité et de gestion du dispositif de la mesure de certification des logiciels de caisse, sans distinction entre les assujettis à la TVA. Dans le projet de modification du dispositif qui fera l’objet de mesures législatives d’ici la fin d’année, les assujettis relevant de la franchise en base ou ceux exonérés de TVA seront également exclus du champ de la mesure de certification.
Est-ce que le PMS est concerné par la loi ?
Au sens du communiqué de Gérald Darmanin du 15 juin 2017, les logiciels de gestion commerciale sont exclus du dispositif obligatoire au 1er janvier 2018.
Néanmoins, les précisions fournies plus tard par les services de Bercy indiquent que dans le cas de vente à des particuliers, la fonctionnalité de « système de caisse » doit être certifiée. Il serait aberrant que le décret à venir n’aille pas dans ce sens.
Au demeurant, le BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803 impose les 4 piliers en ce qui concerne la traçabilité des données : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage.
Il ne fait donc aucun doute que les hôteliers ayant déjà digitalisé leur outil de gestion et/ou de facturation devront dès le 1er janvier 2018 (tolérance supposée au 1er juillet 2018) utiliser un système qui non seulement réponde aux critères de « traçabilité fiscale », mais dont l’éditeur fournira un certificat de conformité.
L’obligation d’acheter un logiciel certifié ne concerne pas tous les professionnels
Ne sont concernés par ces obligations QUE les professionnels qui utilisent DEJA un logiciel ou un système de caisse. Pour le dire autrement, le professionnel qui fait tout à la main n’a aucune obligation d’acquérir un logiciel certifié.
Pourtant les vendeurs de logiciels sont très nombreux à « oublier » ce détail et envoient des emailings mensongers.
B2C ou B2B, différents cas de figure
Professionnel déjà informatisé vendant exclusivement à des clients particuliers :
- établissement de note, ticket ou facture : norme NF525 obligatoire
- logiciel de comptabilité : conformité NF203 obligatoire
Professionnel déjà informatisé vendant exclusivement à des clients professionnels :
- établissement de note, ticket : pas possible au sens de la loi
- établissement de facture : pas d’obligation de respecter la norme NF525
- logiciel de comptabilité : conformité NF203 obligatoire
Professionnel déjà informatisé vendant aussi bien à des clients particuliers qu’à des clients professionnels :
- établissement de note, ticket ou facture : norme NF525 obligatoire
- logiciel de comptabilité : conformité NF203 obligatoire
Modalités de justification du respect de ces conditions
C’est à l’éditeur de vous remettre un document : soit un certificat délivré par un organisme de contrôle accrédité, soit une attestation individuelle de l’éditeur.
270 : En application du 3° bis du I de l’article 286 du CGI, le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données peut être justifié :
- soit par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 433-4 du code de la consommation ;
- soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse concerné, conforme à un modèle fixé par l’administration.
Il s’agit d’un mode de preuve alternatif : un seul de ces deux documents (certificat ou attestation individuelle) suffit à justifier du respect des conditions susvisées.
280 : Modèle d’attestation : http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/10692-PGP.html
Quid des éditeurs de PMS étrangers ?
Des normes équivalentes existent dans d’autres pays européens. En théorie, si les organismes certificateurs nationaux ont des accords entre eux, l’éditeur étranger peut se prévaloir de sa certification dans un autre pays sans avoir à passer par le certificateur français. Dans les faits, les éditeurs de PMS nous rapportent des situations abracadabrantesques. Au prix de la certif, on comprend la réticence !
Il y a donc de fortes chances que des éditeurs étrangers et très répandus fournissent une simple attestation d’auto-certification.
Les pénalités pour l’hôtelier : 7.500 € tous les 2 mois
L’article 1770 duodecies du CGI stipule dans sa version à venir au 1er janvier 2018 :
Le fait, pour une personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée, de ne pas justifier, par la production de l’attestation ou du certificat prévus au 3° bis du I de l’article 286, que le ou les logiciels de comptabilité ou de gestion ou systèmes de caisse qu’elle détient satisfont aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données prévues par ces mêmes dispositions est sanctionné par une amende de 7 500 € par logiciel de comptabilité ou de gestion ou système de caisse concerné. Lorsqu’il lui est fait application de l’amende mentionnée au premier alinéa du présent article, l’assujetti dispose d’un délai de soixante jours pour se mettre en conformité avec l’obligation prévue au 3° bis du I de l’article 286. Ce délai court à compter de la remise ou de la réception du procès-verbal mentionné à l’article L. 80 O du livre des procédures fiscales, de la proposition prévue au premier alinéa de l’article L. 57 du même livre ou de la notification mentionnée au premier alinéa de l’article L. 76 dudit livre.
Passé ce délai, l’assujetti qui ne s’est pas mis en conformité est passible à nouveau de l’amende mentionnée au premier alinéa du présent article.
Dans la pratique, le communiqué de Gérald Darmanin du 15 juin 2017 instaurait un délai supplémentaire de 6 mois pour que les entreprises puissent se mettre en conformité, soit une « tolérance » au 1er juillet 2018. Pendant le 1er semestre 2018, les services fiscaux émettront de simples avertissements. A compter du 1er juillet 2018, il va falloir s’attendre à voir s’appliquer de manière systématique l’amende de 7.500,00 €.
Le business de la certification
2 organismes sont accrédités pour la partie des logiciels de caisse :
- AFNOR certification (sous-traitant technique INFOCERT), accréditation n°5-0030. INFOCERT, filiale du groupe AFNOR, est propriétaire de la marque NF525 - oui vous avez bien lu « propriétaire de la marque »
- depuis peu le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE), accréditation n°5-0012, qui serait à priori moins gourmand (à vérifier)
Dixit les différents éditeurs de PMS interrogés pour l’étude sur 48 PMS disponibles sur le marché français, le coût d’une certification est d’environ 10 mille euros (HT évidemment) chez Infocert. Certains éditeurs ont plusieurs produits concernés : PMS, POS, Spa, etc... et se retrouvent avec des devis de plusieurs dizaines de milliers d’euros.
A l’instar des greffes de tribunaux de commerce, les organismes certifiés deviennent rentiers car à la moindre modification du code source du logiciel de caisse (ou d’un élément hardware d’une caisse intégrée), bingo, il va falloir repasser à la caisse !
Et d’après vous, qui va payer ces certifications ? L’éditeur qui va répercuter le coût aux professionnels qui vont répercuter le coût au client... Ah m... on n’y avait pas pensé !
Certification = risque évident de frein à l’innovation
Les éditeurs ont pour habitude de faire des mises-à-jour régulières, parfois plusieurs fois par an. Afin de limiter le recours à une nouvelle certification, il est évident que ces entreprises vont limiter ou même bloquer les mises-à-jour sur la brique encaissement.
Pour rappel, 51% des entreprises du secteur réalisent moins d’un million de chiffre d’affaires annuel** (39% moins de 500 k€). C’est pourtant tout un secteur économique sous les feux de la rampe qui dépend techniquement et fiscalement de cette cinquantaine d’éditeurs.
Conclusion
Ne jouons pas sur les mots en ce qui concerne la traçabilité des données de facturation et des données comptables : le temps des systèmes où faire s’évaporer une ou plusieurs lignes de prestation était simplissime est révolu. Certes il restera toujours du chiffre d’affaires qui passera à travers les mailles du filet, celui qui n’est simplement pas enregistré dans la machine. Néanmoins dans la mesure où un œuf (c’est un exemple) est traçable depuis le cul*** de la poule jusqu’à la table du client, difficile de persister à croire qu’il y a encore de l’avenir dans le « black ». C’est également sans compter sur la volonté politique (vive le lobby bancaire) de faire disparaître les espèces très rapidement.
Cette obligation fiscale pourrait être le déclic pour réorganiser complètement la technologie dans l’établissement, pour la rationaliser, pour qu’elle rende service au client et améliore la productivité, pour que les outils communiquent enfin ensemble de manière fluide. En tous les cas, si vous hôteliers voulez que vos fournisseurs de technologie hôtelière fassent les efforts d’interopérabilité et d’ouverture que les éditeurs de logiciels d’autres secteurs ont déjà fait depuis un temps certain, il va falloir vous renseigner, vous éduquer, vous mobiliser et vous exprimer.
* Ne pas confondre ces éditeurs hyper pressés avec l’immense majorité des autres éditeurs qui, même s’ils ne sont pas parfaits, sont respectueux de leurs clients et ne cherchent pas à faire un « one shot », une opération unique.
** Source : Étude 2017 TendanceHotellerie sur les PMS disponibles sur le marché français
*** Cul de la poule : on sait bien que les œufs ne sortent pas par là, c’est juste une expression !
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