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lundi 25 mars 2019

Article sponsorisé : Hôteliers : pilotez vos obligations avec plaisir !

 

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Soumise à de nombreuses contraintes issues de réglementations multiples, l’hôtellerie est le secteur d’activité qui a tout intérêt à se lancer dans le digital afin de gagner en efficacité.

Dans le domaine du bâtiment au sens large, les obligations sont issues notamment des domaines suivants :

  • la sécurité incendie et les systèmes de sécurité incendie ;
  • l’accessibilité aux personnes en situation de handicap ;
  • le code du travail, via le document unique et autres critères de sécurité ;
  • l’amiante ;
  • l’hygiène ;
  • etc.

La réglementation impose, d’une manière générale, que soient retracées, retranscrites et éventuellement présentées les différentes actions attestant du respect des obligations.

Le registre de sécurité incendie

Le Code de la construction et de l’habitation ainsi que le règlement de sécurité imposent de tenir un registre de sécurité pour chaque établissement recevant du public (ERP), quel que soit sa taille.

Ce registre doit contenir toutes les informations indispensables au suivi et au respect des règles de sécurité incendie des hôtels. Si les vérifications et entretiens sont relativement bien retranscrites, certaines informations ont tendance à être omises :

  • les consignes d’évacuation prenant en compte les différents types de handicap ;
  • les plans d’implantation des extincteurs ;
  • les contrats d’entretien et de maintenance des installations ;
  • les dates des travaux de transformation ou d’aménagement des établissements ;
  • les formations organisées dans l’établissement…

Le dossier d’identité SSI

Ce dossier doit être constitué par un coordinateur SSI après sa mission de coordination SSI. Son contenu drastique est imposé par la norme NF S61-932.

Les établissements hôteliers sont tous dotés d’un système de sécurité incendie plus ou moins complexe en fonction de la capacité d’accueil.

Le registre unique de sécurité

Le Code du travail impose également, eu égard aux travailleurs présents de conserver et mettre à disposition des organismes d’inspection un certain nombre de documents et d’informations.

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Le Document Unique

L’élaboration et la mise à jour de ce document s’imposent à tout employeur dont l’entreprise emploie au moins un salarié. Cet outil permet de transcrire les résultats de la démarche de prévention des risques professionnels pour les travailleurs de la structure et de la pérenniser. Le document unique doit être mis à jour au minimum une fois par an et lors de tout changement de situation. Il doit également être revu après chaque accident du travail.

Le registre public d’accessibilité

Imposé par le décret n° 2017-431 du 29 mars 2017 et conformément à l’arrêté du 19 avril 2017, le registre public d’accessibilité doit contenir, depuis le 1er octobre 2017, un certain nombre d’éléments :

  • les attestations concernant les locaux (attestations d’achèvement des travaux, attestation d’accessibilité) ;
  • l’agenda d’accessibilité programmée et les documents de suivi obligatoires ;
  • la notice d’accessibilité et les arrêtés accordant les éventuelles dérogations ;
  • un document d’aide à l’accueil des personnes handicapées à destination du personnel en contact avec le public (disponible sur le site gouv.fr : « bien accueillir les personnes handicapées ») ;
  • les modalités de maintenance, par exemple les contrats de maintenance, des équipements d’accessibilité ;
  • l’attestation de formation du personnel chargé de l’accueil des personnes en situation de handicap (pour les ERP du 1ergroupe).

Le Dossier Technique Amiante

Tout propriétaire d’établissement construit avant 1997 doit faire réaliser des repérages de produits amiantés basés sur des listes de produits précises, appelées listes A et B. Le propriétaire doit ensuite constituer et tenir à jour un dossier technique amiante (appelé communément le DTA) et doit faire procéder à des mesures conservatoires associées aux résultats des repérages.

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Assurances

La certification APSAD (Assemblée Plénière des Sociétés d’Assurance Dommage) est une marque de certification qui atteste de la qualité des installations de sécurité incendie, des installations d’intrusion, de vidéosurveillance et télésurveillance. Des contrôles périodiques stricts sont imposés pour toutes les installations ayant un lien avec ces deux domaines, selon une périodicité bien précise.

D’une manière générale, la gestion des obligations est une réelle problématique.
Le pilotage des registres et dossiers, réglementaires ou non, nécessite que chaque personne assure strictement chaque étape qui lui est affectée dans le process. Ce qui est rarement le cas car les acteurs sont humains et nombreux, avec des fonctions et des priorités différentes.

De plus, les rapports se perdent, parfois même les registres. Le suivi des observations / prescriptions / commentaires est mal assuré, et ne parlons pas des formations et des travaux d’aménagement.

Il s’agit d’une réelle problématique complexe, dont la solution, qui passe par un process rigoureux, même si elle existe, est peu pérenne.

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La multiplicité des sites et des acteurs

Prenons le cas d’un hôtelier qui exploite plusieurs établissements plus ou moins éloignés les uns des autres.

Le format papier ne permet pas de recevoir des alertes réglementaires et encore moins de bénéficier d’un travail partagé entre différentes personnes (suivi des observations notamment). Il n’est pas possible d’avoir une vision totale sur tous les établissements sans relevé sur site, et encore. Chaque nécessité de consulter un document nécessite un temps non négligeable.

Le pilotage des obligations impose également d’associer plusieurs participants en s’interrogeant sur qui reçoit quoi, qui donne suite à quoi, qui fait quoi quand quelqu’un n’est pas là, etc.

Un grain de sable dans l’organisation la mieux huilée possible peut engendrer l’échec du process.

Chaque directeur d’hôtel est responsable de la sécurité de son établissement. Il est important qu’il ait connaissance de chaque action qu’il s’y produit et qu’il soit assuré que les obligations qui lui incombent sont respectées.

La gestion au format papier

Dans tout établissement hôtelier, force est de constater qu’il est particulièrement difficile de retrouver, dès que souhaité, les documents attendus. C’est l’effet « fourre-tout ».

Le suivi est laborieux et nécessite des outils annexes, type tableau Excel, application particulière. Intervient dès lors la nécessité de se faire aider par le numérique, le digital.

Avec le papier, ni la consultation ni le suivi à distance sont possibles.
La périodicité des points de contrôle n’étant pas indiquée, l’exploitant est-il persuadé de réaliser les actions en nombre et temps utiles ? au fil du temps, il s’y perd.

Enfin, le papier se perd, se vole, se détériore.

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Et si vous passiez au digital ?

Le digital, c’est une seule interface accessible où, quand et par qui l’hôtelier le souhaite.
Les réglementations en vigueur sont automatiquement à jour
Pas d’omission possible.
Aucun risque de perte des données.

Le gain de temps est évident et conséquent

Le temps gagné

Pour un hôtel, par registre, le temps gagné annuellement est de 13 heures. (31 heures pour le papier, 18 heures pour une gestion digitale).

Pour une trentaine d’hôtels, par registre, le temps gagné annuellement est de 400 heures minimum. (930 heures pour le papier, 530 heures pour une gestion digitale).

Tous les registres, dossiers et autres documents sont centralisés en un seul endroit.

La cerise sur le gâteau, pour l’hôtellerie, est le fait de pouvoir gérer le plan de maintenance préventive et de générer des bons d’intervention.

Les divers organismes n’en seront que ravis, car vos dossiers seront tenus et suivis rigoureusement, tout y sera classé, archivé, de façon simplifiée.

Souscrire à un registre digital n’a pas pour finalité de faciliter le travail des différents organismes qui viendront contrôler votre hôtel. L’intérêt premier du registre en ligne est de VOUS changer la vie !

BatiRegistre est l’outil rêvé pour piloter tous vos registres et dossiers réglementaires 100% en ligne.
Pour en savoir plus, et passer le cap du digital, sollicitez votre démo gratuite

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BatiRegistre
www.batiregistre.fr



 
 
 
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